As
recompensas das boas comunicações são grandes, mas difíceis são os meios de se
obtê-las, para isto sempre esteja atento às bases para a boa comunicação, para
que ocorra comunicação entre duas pessoas (transmissor/receptor) é vital que se
observem as seguintes regras:
- Saber
Ouvir - Demonstre estar apto a ouvir
informações mesmo que desagradáveis e críticas, procurando vê-las de forma
construtiva. Escute, ouça atentamente, demonstrando interesse pelo que está
sendo apresentado, não interrompa desnecessariamente.
- Examine o ponto criticado
- Seja humilde e examine o ponto
criticado para dar crédito às boas ideias e ao trabalho sincero. Ao receber críticas, procure extrair os
aspectos positivos e construtivos. Posteriormente analise e estabeleça
procedimentos de ajuste e/ou correções.
- Evite
termos técnicos - Não use gírias e evite termos
técnicos que podem atrapalhar na comunicação, se for imprescindível o seu uso,
explique qual o significado dos termos usados. Você pode estar falando com
alguém que quer entender o que você está falando e não consegue, provavelmente
na próxima vez ele não o procurará. Use uma linguagem que descreva a
realidade.
- Esclareça suas ideias - Esclareça suas ideias antes de
transmiti-las, faça com que elas sejam precisas. Analise se as suas ideias estão
coerentes com o que se deseja transmitir.
- Expresse o seu
interesse - Entre frequentemente em contato com
as pessoas e escute. Expresse seu interesse pelos seus problemas e escute.
Questione o interlocutor, peça detalhes.
- Ações
X Informações - Demonstre que ações são tomadas
baseadas em informação, caso contrário o pessoal pensará que não valeu a pena o
tempo e o esforço despendidos para manter o fluxo de comunicação. Execute suas
ações com base nas informações adquiridas e validadas.
- Suas
ações apoiam o que você diz? - Suas ações refletem o que você pensa
e diz para os outros.
- Procure ser objetivo- Seja objetivo, não faça rodeios,
mesmo que a mensagem seja o que as pessoas não gostariam de ouvir.
- Que
mensagem quero transmitir? - Trace qual é o objetivo da mensagem,
o que você deseja que os receptores da mensagem absorvam, qual é o verdadeiro
propósito da comunicação.
- A
quem vou me dirigir? - Antes de transmitir alguma
informação, procure conhecer qual vai ser o público. A quem você quer afetar e
qual é o momento adequado. Se necessário, PREPARE-SE.
- Consulte outras pessoas- Consulte outras pessoas para planejar
as comunicações, peça opiniões, lembre que aqueles que o ajudam a planejar, com
certeza o apoiarão.
- Como
transmitir? - Como você deve transmitir a sua
mensagem, esteja atento a sua tonalidade de voz, da receptividade de quem ouve,
bem como da linguagem que você irá utilizar.
- Verifique se foi
entendido- Sempre
verifique se você foi entendido, faça perguntas, pergunte o que foi entendido e
não se a pessoa entendeu. Após transmitir a informação, faça perguntas como: O
que você entendeu? Você poderia repetir o que eu transmiti?
- Suas
ações - Esteja certo de suas ações apoiam
aquilo que você diz, lembre que ações falam mais alto do que
palavras.
- Entendimento - Procure não só ser compreendido como
compreender, seja um bom ouvinte não só para os significados explícitos, mas
também para os implícitos.
- Compartilhe - Compartilhe tanta informação quanto
for possível, isto trará ganhos para todos os envolvidos.
- "FEEDBACK" - O retorno de informações é importante
para manter seus parceiros atualizados nos processos e atividades de interesse
comum, sempre retorne a informação, mostre os resultados e ações consequentes de
informação recebida anteriormente.
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